INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR LA 14ème RÉUNION DE L’ASE, PARIS, MARS 2012
LIEU DE LA RÉUNION
La XIVème réunion de l’ASE se tiendra au Palais du Luxembourg, dans les locaux du Sénat de la République française
15, rue de Vaugirard
Paris (6ème arrondissement).
Les délégations pourront avoir accès au téléphone, au fax et au réseau wifi du Sénat.
ACCUEIL, ENREGISTREMENT ET BADGES
Un service d’accueil est prévu, le jeudi 15 mars, dans les aéroports et gares indiqués par les délégations. A leur arrivée à l’hôtel Lutetia ou à l’hôtel Concorde Montparnasse, les participants recevront un badge, ainsi que les documents et renseignements utiles pour la réunion. Les délégations hébergées dans d’autres lieux se verront remettre ces documents lors de leur arrivée au Sénat, le vendredi matin.
HÉBERGEMENT
Chaque délégation réserve elle-même ses chambres dans le ou les hôtels sélectionnés, et prend en charge les frais d’hôtel.
Le Sénat français a sélectionné deux hôtels situés dans le centre de Paris, à proximité des lieux de réunion, l’hôtel Concorde Montparnasse et l’hôtel Lutetia.
Si vous choisissez l’un des deux établissements, nous vous demandons de bien vouloir
- utiliser les coordonnées des personnes signalées dans le formulaire pour toute question relative à l’hébergement et
- signaler lors de votre réservation que vous participer à la session 2012 de l’ASE.
Ceci vous permettra de bénéficier des conditions préférentielles accordées par les établissements aux délégations participant à la XIVème réunion de l’ASE. Pour votre information, dans les hôtels sélectionnés, le Sénat a négocié les conditions d’annulation et de réservation suivantes :
- Toute annulation totale ou partielle avant le 30 janvier n’entraînera aucune pénalité. Entre le 30 janvier et le 29 février le paiement d'une pénalité correspondant au prix d'une nuit sera demandé par l’hôtel ; après cette date, aucun remboursement ne sera possible.
- Outre les commodités et facilités fournies par les hôtels, les délégations pourront gratuitement disposer dans les hôtels de lieux de réunions.
- Les petits-déjeuners sont servis dans un salon ou partie de salon réservé pour l’ASE 2012.
Veuillez noter que les demandes de réservation devront être faites au plus tard le 14 janvier 2012.
TRANSPORT
Le Sénat français propose le transport des participants par bus ou voiture pendant la durée de la session. Les délégations ou participants qui ne résideront pas dans l’un des deux hôtels sélectionnés par le Sénat (Concorde Montparnasse ou Lutetia – cf. ci-dessous) devront organiser elles-mêmes leurs déplacements.
Jeudi 15 mars
- A l’arrivée, le Sénat propose le transfert de l’aéroport ou de la gare à l’hôtel (Concorde Montparnasse ou Lutetia) ; nous vous remercions donc de nous indiquer sur le formulaire d’inscription les heures et le lieu précis de votre arrivée.
- Pour le cocktail dînatoire (20 heures-22 heures), un système de navettes sera mis en place.
Vendredi 16 mars
- Les délégations seront conduites de leur hôtel au Sénat le matin, pour l’ouverture de la réunion, et raccompagnées en fin d’après-midi.
Samedi 17 mars
- Les participants souhaitant assister au programme culturel proposé samedi matin seront conduits de leur hôtel au Musée du Louvre ; le déjeuner sera pris sur place (Café Grand Louvre).
En revanche, le Sénat n’assurera pas les transports suivants :
- vendredi 16 mars : soirée libre ;
- samedi 17 mars après-midi ;
- acheminement des membres des délégations vers les aéroports/gare pour le retour.
LANGUES
Le Sénat assurera l’interprétariat français-anglais des travaux de la session du vendredi 16 mars. En cas d'utilisation d’'une autre langue, les membres de la délégation devront, à leurs frais, se faire accompagner d'un interprète. Pour notre information, nous vous remercions d'indiquer votre langue de travail.
Pour la visite guidée du musée du Louvre, samedi 17 au matin, plusieurs langues pourront être proposées, en fonction du nombre et du choix des participants.
PERSONNE ACCOMPAGNANT A TITRE PRIVÉ
Les personnes accompagnant les membres des délégations à titre privé ne participeront pas aux sessions de travail et au déjeuner officiel du vendredi 16 mars.
En revanche, elles peuvent participer au cocktail dînatoire du jeudi 15 mars, à la visite du Louvre et au déjeuner qui suivra samedi 17 mars. Pour ces activités ainsi que pour le transfert aéroport/gare – hôtel Concorde Montparnasse ou Lutetia, elles bénéficieront des facilités de transport proposées aux délégations officielles.
CORRESPONDANTS DU SÉNAT POUR LES DÉLÉGATIONS
Pour toute question avant la réunion, merci d’envoyer un mél à ase2012@senat.fr, en indiquant le numéro de référence attribué à la fin du processus d’inscription.
Chaque délégation disposera, en particulier durant son séjour à Paris, d'un référent au sein de l’équipe d’organisation.