III. LE RAPPROCHEMENT ENGAGÉ ENTRE L'IHEDN ET L'INHESJ
Depuis 2011, l'IHEDN et l'INHESJ sont engagés dans un processus de rapprochement qui se matérialise par la mutualisation des fonctions de soutien , en application d'une convention-cadre.
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La synergie des fonctions administratives est accentuée : - la mutualisation de la fonction « Achats » est largement avancée avec le rattachement progressif des instituts aux accords-cadres interministériels ou ministériels d'achats courants proposés par le Service des Achats de l'Etat et les Services du Premier ministre ; - la mise en place d'agence comptable unique depuis 2016. En 2017 une démarche commune en matière d'inventaire tant physique que comptable a été lancée. Une réflexion est entamée sur la création d'un service facturier commun. Un aboutissement est recherché pour le 1 er janvier 2020. - en matière de ressources humaines, les outils sont partagés. Les deux Instituts disposent du même outil de gestion des rémunérations. Les projets concernent : l'amélioration et l'élargissement du logiciel commun pour en faire un outil complet ; une politique conjointe de formation pour les agents des deux instituts ; et une meilleure coordination des calendriers. Pour autant, les deux instituts considèrent que le pilotage de leur politique RH constitue une activité de direction qui ne peut être mutualisée. L'harmonisation et la dématérialisation des procédures administratives, financières et comptables constituent un chantier à moyen terme. Concernant les outils informatiques : l'intégration des réseaux et serveurs est réalisée, le partage ou le choix en commun de logiciels se poursuit, de plus, l'effort s'est concentré sur la réduction des coûts de fonctionnement liés à l'Internet tout en augmentant le confort et la sécurité. L'année 2018 devra permettre une consolidation des solutions matérielles mutualisées, l'entraide des équipes informatiques ainsi que la poursuite de cet effort en matière d'équipement et de solutions logicielles. Synergie des pôles de formation. Les différents pôles formation des deux Instituts se coordonnent régulièrement sur leurs contenus et intervenants, afin d'offrir un enseignement cohérent et pertinent. Au sein de leurs sessions nationales, l'INHESJ et l'IHEDN organisent plusieurs journées communes. Les deux instituts expérimentent de nouvelles modalités de rapprochement. En 2018, ce processus a abouti à la matérialisation de la nouvelle session « Souveraineté numérique et cyber-sécurité ». La complémentarité des formations en intelligence économique a été mise en place en 2015. Enfin, une coopération sur la session « jeunes » devrait être expérimentée prochainement. |
Ce rapprochement des fonctions supports et la concertation sur l'offre de programmes restera l'un des axes des plans stratégiques et des contrats de performance à venir.
Cependant, vos rapporteurs estiment que pour progresser efficacement, il serait souhaitable de faire converger davantage les démarches stratégiques et contractuelles des deux Instituts , notamment que les plans stratégiques et les COP portent sur la même période et que les dirigeants de chacun des deux Instituts associent leurs homologues respectifs à la démarche conduite au sein de leur établissement. Il est dommage que cette recommandation de votre Commission dans son avis sur le PLF 2017 n'ait pas été encore engagée de façon explicite. A minima, vos rapporteurs souhaiteraient que les deux établissements disposent des mêmes indicateurs d'activités et de performances pour permettre l'évaluation de la mise en oeuvre de leur COP respectif et que ces indicateurs figurent en annexe de leur rapport annuel d'activités 147 ( * ) .
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Sous le bénéfice de ces observations, votre commission des affaires étrangères, de la défense et des forces armées, pour ce qui concerne le programme 129, a donné un avis favorable à l'adoption des crédits de la mission « Direction de l'action du Gouvernement » dans le projet de loi de finances pour 2019 ; les sénateurs du groupe CRCE s'abstenant. |
* 147 Les éléments figurant dans le rapport annuel de l'INHESJ constituent une base minimale utile. Vos rapporteurs engagent l'IHEDN à la reprendre dès 2019.