Question de M. LONGEOT Jean-François (Doubs - UDI-UC) publiée le 20/11/2014
M. Jean-François Longeot attire l'attention de Mme la garde des sceaux, ministre de la justice sur la tenue des registres de l'état civil et ses possibles économies. Les greffes de tribunaux reçoivent tous les avis de mise à jour concernant les décès, les divorces, actes de notoriété, mariages, nationalités, pactes civils de solidarité, changements de régime matrimonial. Cet arrivage quotidien de courrier entraîne pour les officiers d'état civil l'envoi d'une enveloppe timbrée, un pliage de document et à la réception pour les greffes une ouverture et un archivage immédiat, voire un classement par commune lorsque cela est envisageable. Ainsi, selon les chiffres de l'Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) sur la France pour 2012, ce sont 1 097 000 mentions à effectuer en marge des actes d'état civil sans oublier toutes les mentions autres que celles décrites précédemment. Le tarif d'un timbre lent étant de 0,61 euros, ce sont plus de 669 170 euros par an qui sont dépensés sur le budget des collectivités, sans ajouter le coût des 1 097 000 enveloppes. C'est pourquoi il lui demande de bien vouloir lui indiquer s'il est envisagé par le Gouvernement de modifier le deuxième alinéa de l'article 49 du code civil pour que les avis soient adressés au procureur de la République à la fin de chaque année.
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Transmise au Ministère de la justice
Réponse du Ministère de la justice publiée le 29/09/2016
Les actes de l'état civil sont inscrits dans un registre établi en double exemplaire par l'officier de l'état civil. Les registres sont clos et arrêtés par l'officier de l'état civil à la fin de chaque année et, dans le mois, l'un des doubles est déposé aux archives de la commune, l'autre au greffe du tribunal de grande instance. En outre, les actes de l'état civil sont mis à jour par l'apposition d'une mention en marge des actes détenus par les communes. L'officier de l'état civil envoie ensuite un avis de mention au procureur de la République près le tribunal de grande instance détenteur du double du registre aux fins de mise à jour par le greffe de l'acte d'état civil contenu dans le second registre (art. 49 C.civ.). L'article 75 de la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989, portant diverses mesures d'ordre social, a toutefois supprimé, à compter du 1er janvier 1989, l'obligation d'apposer ces mentions sur le double des registres conservés par les greffes des tribunaux de grande instance de l'hexagone. Cette obligation demeure pour les greffes des juridictions de l'Outre-mer. L'élaboration d'un double exemplaire des registres et l'envoi des avis de mention au greffe se justifie par la nécessité de disposer d'une version de sauvegarde en cas de destruction de l'une ou l'autre des collections et participe ainsi des exigences de fiabilité de l'état civil, dont l'État est garant. Toutefois, l'évolution des modes de gestion des registres de l'état civil par les communes permet désormais d'envisager une modernisation de ce dispositif. En effet, les actes sont aujourd'hui généralement établis par un procédé informatique et la majorité des communes, après édition sous format papier de l'acte, conservent désormais en plus du format papier, les données électroniques, et procèdent à leur mise à jour par les mentions apposées sur l'acte contenu dans le registre. En pratique, ces données électroniques servent de base à la délivrance des copies intégrales et des extraits des actes de l'état civil et peuvent utilement servir à la reconstitution du registre papier communal détruit. C'est pourquoi, il a été prévu à l'article 18 du projet de loi portant application des mesures relatives à la justice du 21ème siècle, actuellement en cours d'examen devant le Parlement, d'une part, de sécuriser les données de l'état civil conservées, sous forme informatique, par les communes et, d'autre part, de permettre, sous certaines conditions de sécurité qui seront fixées par décret, de les dispenser de l'élaboration d'un double exemplaire du registre et de l'envoi d'un avis de mention. Ces mesures constitueront une économie indéniable, tant pour les juridictions que pour les communes, tout en garantissant la fiabilité de l'état civil.
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